DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Auch unser Aufnahmeantrag wurde auf Grund der neuen Datenschutzordnung ( EU-DSGVO und das BDSG (neu)) am 15.05.2018 geändert.

Ab dem 25.05.2018 gelten die Vorschriften nach der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die neuen Regelungen (Art. 4 Nr. 18 DS-GVO) gelten auch für unseren Verein.

Welche Daten schützt unser Verein?

Der Datenschutz betrifft personenbezogene Mitgliederdaten. Das sind alle Einzelangaben über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse.

Erlaubnis

In vielen Fällen müssten die Betroffenen die Erlaubnis zum Erheben, Verarbeiten und Nutzen der Daten geben. Das ist nicht erforderlich, wenn Daten im Rahmen einer vertraglichen Beziehung erhoben werden. Bei unserem Verein ist diese vertragliche Beziehung die Mitgliedschaft. Die für die Mitgliederverwaltung erforderlichen Daten dürfen also in jeden Fall verwendet werden.

Das gleiche gilt, wenn die Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind. Das gilt z.B. für Spender. Hier müssen die Spendenbescheinigungen mit ihren Daten 10 Jahre aufbewahrt werden.

Zuständigkeit

Zuständig für den zum Schutz personenbezogener Daten ist der Vorstand.
Wenn in unserem Verein mehr als neun Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind, müssen wir einen Datenschutzbeauftragten (m/w) bestellen, der selbst nicht Vorstandsmitglied sein darf. Da dieses Tatbestandsmerkmal in unserem Verein nicht zutrifft, benötigen wir aktuell keinen Datenschutzbeauftragten (Dokumentation des Vorstands v. 15.05.2018). Der Vorstand des MGV prüft jedoch 1x jährlich (immer im Februar des Jahres) diesen Sachverhalt/ Tatbestand neu.

Umgang mit Daten

Unser Verein darf die von ihm gesammelten Daten nur im Rahmen des BDSG oder einer anderen Rechtsvorschrift nutzen. Die Datenschutzbestimmungen können nicht per Satzung eingeschränkt werden.

Das Erheben, Speichern, Ändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung ist zulässig, wenn dies für die Erfüllung des Vereinszweckes erforderlich ist. Das gilt insbesondere für Anschrift und Bankdaten der Mitglieder.

Nach § 4 Abs. 3 BDSG muss das Mitglied über den folgenden Umständen informiert werden:

die Identität der verantwortlichen Stelle (= der Verein)
die Zweckbestimmungen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung und
über die Empfänger, soweit die Daten weitergeleitet werden und er nicht mit einer Übermittlung zu rechnen hatte.

Übermittlung von Daten

Teilweise muss unser Verein Daten von Mitgliedern weitergeben. Ob das zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab:

Weitergabe an andere Mitglieder: i.d.R. nur im Sonderfall; das ist vor allem das Begehren nach § 37 BGB
Weitergabe an Verbände: Die ist regelmäßig zulässig, wenn sie sich schon aus der Vereinstätigkeit ergibt (z.B. Wettkampfmeldungen). Geht die Datenweitergabe darüber hinaus, sollte das in der Satzung geregelt werden oder in der Einverständniserklärung benannt werden.
Veröffentlichung von Daten: Die Veröffentlichung (Mitteilungsblatt, Schwarzes Brett) ist zulässig, wenn sie dem Vereinszweck dient, z.B. Zusammensetzung des Chores. Nicht zulässig ist regelmäßig die Veröffentlichung der Namen in Fällen mit "ehrenrührigem" Inhalt wie Hausverboten oder Vereinsstrafen
Veröffentlichung im Internet: Hier ist bei unserem Verein besondere Zurückhaltung geboten. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten durch unseren Verein im Internet ist grundsätzlich unzulässig, wenn sich der Betroffene nicht ausdrücklich damit einverstanden erklärt hat.
Informationen über Vereinsmitglieder (z.B. Sängerbesatzung usw.) oder Dritte (z.B. externe Teilnehmer) können i.d.R. auch ohne Einwilligung kurzzeitig ins Internet gestellt werden, wenn die Betroffenen darüber informiert sind.
Persönliche Nachrichten, wie z.B. zu Spenden, Geburtstage und Jubiläen sind in der Regel unproblematisch. Das Mitglied kann dem aber widersprechen.
Die Weitergabe zu Werbezwecken (etwa an Sponsoren) darf nur mit Zustimmung des jeweiligen Mitglieds erfolgen.
Ein besonderes Schutzinteresse ergibt sich oft aus dem Vereinszweck ( zu Erkrankungen). Hier dürfen die Daten nicht ohne Zustimmung weitergegeben oder veröffentlicht werden.

Widerspruchs- und Auskunftsrecht

Grundsätzlich darf unser Verein keine personenbezogenen Daten erheben, speichern oder weitergeben, wenn er nicht über eine Einwilligung verfügt oder eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Diese Einwilligung kann die betroffene Person jederzeit und ohne Begründung widerrufen.

Zentraler Punkt des Datenschutzes ist das Recht des Betroffenen auf Auskunft. Er muss darüber informiert werden, in welchem Umfang Daten von ihm gespeichert sind. Dieses Auskunftsrecht ist in Artikel 15 der DS-GVO zweistufig ausgestaltet. Danach hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob (= 1. Stufe) überhaupt Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, hat die Person ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten (= 2. Stufe).

Hier besteht auch das Recht auf unentgeltliche Überlassung einer Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind. Diese Daten stehen auch auf der personenbezogenen Mitgliedskarte. Diese erhält jedes Mitglied bei Eintritt in unserem Verein. Wenn das Mitglied feststellt, dass die gespeicherten Daten nicht korrekt sind, hat es ein Recht auf Berichtigung (beispielsweise Namensänderung).

Unsere Mitglieder haben in den folgenden Fällen ein Recht auf Vergessen (d.h. die Löschung der Daten):

Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung.
Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

Eine weiteres Recht der Mitglieder und betroffenen Personen und damit eine Verpflichtung für den Verein besteht in der Benachrichtigungspflicht des Vereins bei der Verletzung datenschutz-rechtlicher Verpflichtungen. Diese Verpflichtung besteht nur dann nicht, wenn der Verein im Vorfeld die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen hat.

Beispiel: Es wurde beim Kassenwart eingebrochen und der Computer mit den Mitgliederdaten wurde gestohlen. Die Benachrichtigungspflicht entfällt, wenn der Computer mit einem Passwort geschützt war und die Daten verschlüsselt waren.

Datenübertragbarkeit

Neu ist in der DS-GVO das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Die betroffene Person hat danach das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie unserem Verein bereitgestellt hat, in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet, dass diese Daten beispielsweise einem anderen Verein übermittelt werden.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Die DS-GVO verlangt in Art. 30, dass ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten erstellt werden muss. Das gilt auch für unseren Verein, da die Datenverarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt (Art. 30 Abs. 5 DS-GVO). Es muss folgende Punkte umfassen:

Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Name und Anschrift des Vereins
Ansprechpartner: Vorstand und Geschäftsführer
Verarbeitungstätigkeiten: in jedem Fall "Mitgliederverwaltung"
Beschreibung der Kategorien der betroffenen Personen und der Kategorien personenbezogener Daten: z.B. "Mitglieder" Die Kategorien der Daten ergeben sich aus den Daten selbst (Anschrift, Geburtsdatum, Bankdaten etc.)
Beschreibung der Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden, z.B. Verbände, Versicherungsgesellschaften bei Sportunfällen, Sozialversicherungsträger usw.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien, z. B. Aufbewahrungsfrist für Zuwendungsbestätigungen